Cara menerima pesanan katering lewat WhatsApp tanpa salah catat

Hampir semua katering rumahan menerima pesanan lewat WhatsApp. Wajar, karena pelanggannya sudah ada di sana. Masalahnya muncul saat pesanan mulai ramai. Satu pelanggan menulis "nasi kotak 30 ya bu, buat besok", yang lain mengirim pesan suara, yang lain lagi menyebut alamat di chat kemarin. Malamnya kamu menyalin semuanya ke buku, dan di situlah salah catat terjadi.

Kabar baiknya, sebagian besar masalah ini bisa dicegah dengan beberapa kebiasaan sederhana. Tidak perlu aplikasi mahal.

1. Minta pesanan dalam satu format yang sama

Pesanan yang datang sepotong-sepotong paling sering membuat salah catat. Kirimkan format sederhana ke setiap pelanggan baru, lalu minta mereka mengisinya:

Nama:
Menu dan jumlah:
Tanggal dan jam antar:
Alamat lengkap:
Catatan (pedas, alergi, dan lainnya):

Simpan format ini sebagai balasan cepat di WhatsApp Business. Kamu cukup mengetik garis miring lalu memilihnya, tanpa mengetik ulang setiap kali.

2. Tulis jam tutup pesanan dengan jelas

"Pesan H-1 sebelum jam 15.00" jauh lebih jelas daripada "pesan sehari sebelumnya". Pasang kalimat itu di profil WhatsApp, di status, dan di pesan sambutan. Pelanggan yang tahu batasnya jarang memaksa pesan mendadak, dan kamu punya alasan yang sopan untuk menolak.

Kalau ada menu yang butuh waktu lebih lama, misalnya tumpeng, sebut batasnya terpisah: "tumpeng dipesan paling lambat 3 hari sebelumnya".

3. Sebut minimal pesanan per area antar

Mengantar 5 kotak ke luar kota jelas rugi. Daripada menolak di tengah percakapan, tulis di awal:

• Area dekat: minimal 10 kotak, ongkir Rp10.000
• Area sedang: minimal 20 kotak, gratis ongkir mulai 30 kotak
• Luar area: tanyakan dulu

Pelanggan menghitung sendiri sebelum memesan, dan kamu tidak perlu menjelaskan berulang kali.

4. Hitung total di depan, termasuk ongkir

Banyak salah paham soal harga terjadi karena total baru disebut di akhir. Begitu format pesanan terisi, balas dengan rincian:

Nasi kotak ayam bakar 30 x Rp28.000 = Rp840.000
Ongkir Kebon Jeruk: gratis (di atas 20 kotak)
Total Rp840.000, DP 50% Rp420.000

Rincian tertulis seperti ini juga jadi bukti kalau nanti ada yang lupa.

5. Pakai DP untuk pesanan besar

DP bukan soal tidak percaya. Bahan untuk 100 kotak sudah dibeli sehari sebelumnya, dan pesanan yang batal mendadak bisa menghapus untung seminggu. Tetapkan aturan sederhana, misalnya DP 50% untuk pesanan di atas 30 kotak, dan sebutkan di awal.

6. Rekap pesanan setiap sore

Sebelum belanja bahan, susun rekap untuk besok: menu apa, berapa kotak, jam antar berapa, ke mana. Dari rekap ini kamu tahu berapa kilo beras dan ayam yang dibeli, dan urutan masak serta antar jadi jelas. Label WhatsApp Business ("Besok", "Sudah DP", "Lunas") membantu menyaring chat yang perlu direkap.

Kalau pesanan sudah terlalu ramai

Enam kebiasaan di atas cukup untuk belasan pesanan sehari. Saat jumlahnya terus naik, menyalin dari chat ke buku mulai makan waktu yang seharusnya dipakai memasak.

Di titik itu, website pesanan bisa membantu. Pelanggan memilih menu, jumlah, tanggal, dan area sendiri. Total dan ongkir terhitung otomatis, jam tutup dan minimal pesanan dijaga, lalu pesanan terkirim ke WhatsApp-mu sudah dalam format rapi seperti di atas. Kamu tinggal membalas dan memasak.

Template Rantang dari Gawe Studio dibuat persis untuk ini. Kamu bisa mencoba demonya, atau minta pratinjau gratis dengan nama usahamu sendiri sebelum memutuskan apa pun.